Dokumenty a e-podpisy v SkillSetup
Nástroj Dokumenty a e-podpisy připraví smlouvu ze šablony, pošle ji k podpisu a podepsanou uloží u zaměstnance. Podpis běží přes DocuSeal, v EU cloudu, globálním cloudu nebo na vlastním hostingu.
- Šablony předvyplněné z údajů zaměstnance: jméno, osobní číslo, pracovní pozice, oddělení, datum nástupu nebo jméno nadřízeného se do smlouvy doplní samy z evidence zaměstnanců.
- Jednorázový dokument: nahrajete PDF nebo DOCX a rozmístíte pole pro podpis bez zakládání šablony.
- Pořadí podepisujících postupně, nebo souběžně. Kdo ještě nepodepsal, tomu pošlete připomínku.
- Podpis bez přihlášení: odkaz přijde e-mailem, ve výchozím nastavení s jednorázovým kódem, který chodí na e-mail podepisujícího.
- Schránky K podpisu a Podepsané pro každého zaměstnance. Podepsané dokumenty jsou i na kartě Dokumenty v jeho profilu.
- Typy dokumentů s přepínači Soukromé doručení a Lhůta pro odstoupení, o nich níže.
- Auditní log u každého dokumentu a výmaz souboru podle GDPR.
- Předávací protokol jako šablona, do které se doplní údaje z evidence majetku: název, kód, sériové číslo nebo model.
Nad rámec licence se platí 8 Kč za každý podepsaný dokument. Odmítnutý, zrušený nebo nedokončený dokument nic nestojí. Podepisující musí být v SkillSetup založení jako uživatelé, nového zaměstnance tedy nejdřív přidáte a pak mu pošlete smlouvu.
Lze pracovní smlouvu podepsat elektronicky
Ano. Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně (§ 34 odst. 2 zákoníku práce) a písemná forma je podle občanského zákoníku zachována i při jednání elektronickými prostředky, které umožňují zachytit obsah a určit jednající osobu (§ 562 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.). Jak se písemnost podepisuje elektronicky, stanoví jiný předpis (§ 561 odst. 1).
Pro smlouvy uzavřené elektronicky přidává zákoník práce v § 21 dvě pravidla:
- Vyhotovení na e-mail zaměstnance. Zaměstnavatel musí poslat vyhotovení pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti nebo jejich změny na elektronickou adresu zaměstnance, kterou nemá ve své dispozici a kterou mu zaměstnanec pro tento účel písemně sdělil. Totéž platí pro dohodu o rozvázání pracovního poměru a dohodu o skončení DPP nebo DPČ (odst. 1).
- Sedm dní na odstoupení. Zaměstnanec může od pracovní smlouvy, DPP, DPČ nebo jejich změny uzavřené elektronicky odstoupit, nejpozději do 7 dnů od doručení vyhotovení. Odstoupení musí být písemné a je možné, jen dokud zaměstnanec nezačal pracovat (odst. 2).
V SkillSetup na to pamatují dva přepínače u typu dokumentu. Soukromé doručení pošle odkaz na dokončený dokument na soukromý e-mail podepisujícího, pokud ho má v profilu vyplněný. Když ho nemá, dokument odejde na pracovní e-mail a odesílatel to vidí už při odesílání. Lhůta pro odstoupení umožní dokončený dokument do sedmi dnů od dokončení označit jako odstoupený, dokud podle záznamu o zaměstnání nezačal pracovní poměr. Systém přepínače nabízí, o jejich nastavení pro konkrétní typ dokumentu ale rozhoduje firma.
Výpověď a další písemnosti mají přísnější pravidla
Zvláštní pravidla doručování platí podle § 334 pro výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době a další písemnosti o skončení pracovního poměru nebo dohody, pro odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se ho a pro mzdový nebo platový výměr.
Zaměstnavatel je doručuje do vlastních rukou: předáním na pracovišti nebo kdekoli, kde zaměstnance zastihne, datovou schránkou, elektronicky, nebo poštou, ale tou jen tehdy, když doručení na pracovišti není možné (§ 334a). Pro elektronické doručení podle § 335 platí:
- zaměstnanec s ním musí souhlasit v samostatném písemném prohlášení a uvést e-mail, který není v dispozici zaměstnavatele, a zaměstnavatel ho předtím písemně informuje o podmínkách;
- písemnost je doručená, když zaměstnanec převzetí písemně potvrdí, nejpozději posledním dnem lhůty 15 dnů od dodání;
- písemnost musí být podepsaná uznávaným elektronickým podpisem (odst. 4);
- když se e-mail vrátí jako nedoručitelný, doručení je neúčinné.
Mzdový výměr smí zaměstnavatel poslat i na jinou e-mailovou adresu zaměstnance. Doručený je ale až potvrzením převzetí, a když ho zaměstnanec do 15 dnů od odeslání nepotvrdí, je doručení neúčinné (§ 335 odst. 3).
| Dokument | Co platí | Kde v zákoně |
|---|---|---|
| Pracovní smlouva, DPP, DPČ a jejich změny | Písemně; při uzavření elektronicky vyhotovení na e-mail zaměstnance a 7 dní na odstoupení | § 34 odst. 2, § 21 |
| Dohoda o rozvázání pracovního poměru, dohoda o skončení DPP nebo DPČ | Při uzavření elektronicky vyhotovení na e-mail zaměstnance | § 21 odst. 1 |
| Výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době | Do vlastních rukou; elektronicky jen se souhlasem zaměstnance a s uznávaným elektronickým podpisem | § 334 až 335 |
| Mzdový nebo platový výměr | Elektronicky i na jinou adresu, doručený až potvrzením převzetí | § 335 odst. 3 |
| Předávací protokol ke svěřeným věcem | Písemné potvrzení | § 255 odst. 1 |
Úrovně elektronického podpisu
Nařízení eIDAS (č. 910/2014) rozlišuje tři úrovně podpisu:
- Elektronický podpis: data v elektronické podobě připojená k dokumentu, kterými ho podepisující podepisuje.
- Zaručený elektronický podpis: elektronický podpis, který navíc splňuje požadavky čl. 26 nařízení.
- Kvalifikovaný elektronický podpis: zaručený podpis vytvořený kvalifikovaným prostředkem a založený na kvalifikovaném certifikátu. Jen jemu nařízení výslovně přiznává účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu (čl. 25 odst. 2).
Žádnému elektronickému podpisu přitom nelze upřít právní účinky ani ho odmítnout jako důkaz jen proto, že je elektronický nebo že není kvalifikovaný (čl. 25 odst. 1). Český zákon č. 297/2016 Sb. k tomu přidává uznávaný elektronický podpis: zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, nebo kvalifikovaný podpis (§ 6 odst. 2). Ten vyžaduje například zmíněný § 335 zákoníku práce.
V SkillSetup jde o standardní elektronický podpis přes DocuSeal, ve výchozím nastavení s ověřením podepisujícího jednorázovým kódem z e-mailu. Dokumenty, které vyžadují kvalifikovaný podpis, nepodporuje.
Podle čeho vybrat nástroj pro elektronický podpis
- Šablony napojené na údaje zaměstnanců, aby se jména, pozice a data nepřepisovala ručně.
- Pořadí podepisujících: nejdřív firma, pak zaměstnanec, nebo všichni najednou.
- Ověření podepisujícího, například jednorázovým kódem.
- Doručení vyhotovení na soukromý e-mail kvůli § 21 zákoníku práce.
- Kde podepsaný dokument skončí a jestli ho zaměstnanec i personální najdou za rok.
- Auditní stopa u dokumentu: kdo ho kdy otevřel a podepsal.
- Úroveň podpisu a na které dokumenty nestačí.
- Cena: platba za podepsaný dokument, nebo měsíční paušál, a co se platí za nedokončené dokumenty.
Jak začít s elektronickým podpisem v SkillSetup
- Typy dokumentů. V Konfiguraci zapněte u smluv a dohod Soukromé doručení a Lhůtu pro odstoupení, pokud je u nich potřebujete.
- Soukromé e-maily. Doplňte do profilů soukromé e-maily, které vám zaměstnanci pro doručování písemně sdělili.
- Šablona. Nahrajte vzor smlouvy, v Návrhu polí rozmístěte podpisy a pole napojte na údaje zaměstnance.
- Odeslání. Vyberte podepisující, pořadí a případně termín. Zaměstnanci přijde e-mail s odkazem.
- Sledování. Seznam dokumentů ukazuje stav (Probíhá, Dokončeno, Odmítnuto, Vypršelo) a kolik lidí už podepsalo.
SkillSetup
SkillSetup je HR systém, ve kterém smlouva vznikne z údajů v evidenci zaměstnanců a podepsaná se vrátí do profilu zaměstnance. Elektronický podpis je součástí licence, navíc se platí jen 8 Kč za podepsaný dokument. Chybí vám typ dokumentu nebo krok v podepisování? Upravíme to na míru, stačí napsat.