Co je HR systém
HR systém (také personální systém, anglicky HRIS nebo HRMS) je aplikace, ve které se vede všechno, co firma potřebuje vědět o svých zaměstnancích, a ve které běží procesy kolem nich. Typicky jde o evidenci zaměstnanců a pracovních poměrů, dovolené a jiné absence, docházku, dokumenty, svěřený majetek a hodnocení.
Podstatné je slovo proces. Tabulka v Excelu umí údaj uložit, ale neumí ho poslat ke schválení, připomenout manažerovi, že na něj čeká žádost, ani hlídat, aby si někdo nevybral víc dovolené, než má. HR systém tohle dělá sám a u každé změny si pamatuje, kdo ji udělal a kdy.
Dnešní HR systémy běží v prohlížeči (cloud, SaaS). Firma nic neinstaluje, platí měsíčně a nové verze dostává průběžně.
Které agendy HR systém pokrývá
Rozsah se mezi systémy liší. Některé pokrývají jen docházku, jiné celý životní cyklus zaměstnance od náboru po odchod. Přehled běžných agend:
| Agenda | Co to v praxi znamená | Ve SkillSetup |
|---|---|---|
| Evidence zaměstnanců | Pracovní poměry, mzdové záznamy, adresy, HR poznámky, role a oprávnění | Uživatelé a role, Týmy |
| Dovolená a absence | Žádost, schválení, zůstatek, převod do dalšího roku, roční uzávěrka | Absence a dovolená |
| Docházka | Příchody a odchody, přestávky, výkazy se schválením, přesčasy, podklady pro mzdy | Docházka a sledování času |
| Dokumenty | Smlouvy a dodatky ze šablon, elektronický podpis, archiv u zaměstnance | Dokumenty a e-podpisy |
| Majetek | Kdo má jaký notebook, telefon, licenci nebo klíč, výdej a vrácení s historií | Inventář a majetek |
| Výkon a rozvoj | Cíle a OKR, 1:1 schůzky, čtvrtletní a 360° hodnocení | Cíle, 1:1 a hodnocení |
| Nábor | Inzeráty, kandidáti a kola výběrového řízení | Nábor (ATS) |
| Komunikace | Oznámení celé firmě a přehled, kdo si je přečetl | Komunikace a oznámení |
| Přehledy | Reporty pro vedení a exporty do PDF, CSV a XLSX | Reporting a BI export |
Všechny nástroje SkillSetup s konkrétními funkcemi najdete v přehledu nástrojů.
Co HR systém dává jednotlivým lidem ve firmě
Zaměstnanec si sám požádá o dovolenou a vidí, kolik mu jí zbývá. Zapíše docházku, podepíše smlouvu nebo dodatek a najde, jaký majetek má od firmy půjčený. Nemusí kvůli tomu psát na personální.
Manažer schvaluje žádosti jedním kliknutím, v SkillSetup i přímo z e-mailu nebo ze Slacku. V kalendáři vidí, kdo z týmu kdy chybí, a nemusí to skládat z e-mailů.
Personalistka nebo účetní má zůstatky dovolené celé firmy, schválené výkazy a absence za měsíc jako podklad pro mzdy, bez ručního přepisování.
Vedení dostane přehled o lidech a nákladech bez toho, aby někdo celý týden skládal tabulky.
Kdy se HR systém firmě vyplatí
Neexistuje magická hranice počtu zaměstnanců. Spíš se vyplatí sledovat tyto signály:
- Dovolené se schvalují e-mailem nebo ve zprávách a zůstatky se dopočítávají ručně.
- Docházku vede každé oddělení jinak a před uzávěrkou mezd se dohledávají chybějící záznamy.
- Nikdo přesně neví, kdo má jaký notebook nebo licenci, a při odchodu zaměstnance se to zjišťuje.
- Smlouvy a dodatky se tisknou, podepisují a skenují.
- Firma používá pět různých nástrojů, každý s vlastním přihlášením a vlastní fakturou.
- Spravujete víc firem ve skupině a v každé platí jiná pravidla (HR systém pro více firem).
Pokud sedí dva nebo tři body, HR systém ušetří čas hned v prvním měsíci.
HR systém, nebo několik samostatných nástrojů?
Mnoho firem začíná jednotlivými aplikacemi: jednou na docházku, druhou na podpisy, třetí na majetek a wiki v dalším nástroji. Každá z nich svou práci odvede, problém je mezi nimi. Zaměstnanec, který nastoupí nebo odejde, se musí zakládat a rušit na několika místech, data se nepotkají a za každý nástroj se platí zvlášť.
Jeden systém znamená jedno přihlášení, jednu fakturu a údaje, které na sebe navazují: schválená dovolená se propíše do docházky i do kalendáře týmu a nový zaměstnanec dostane smlouvu k podpisu i svěřený majetek ve stejné aplikaci. Kolik to dělá v korunách pro firmu s padesáti lidmi, ukazuje srovnání se samostatnými nástroji.
Podle čeho HR systém vybrat
- Pokrytí agend. Sepište si, co dnes řešíte mimo systém, a ověřte, že to nový systém umí, ne až „v příštím roce“.
- Česká legislativa. Svátky, pracovní režimy, přesčasy a hlídání zákoníku práce, ideálně s volbou, jestli systém jen varuje, nebo porušení zablokuje.
- Přizpůsobení vašim procesům. Žádný hotový systém nesedne na sto procent. Zeptejte se, co se stane, když vám funkce chybí: jestli ji dodavatel doplní, za kolik a do kdy.
- Migrace dat. Kdo převede data z Excelu nebo ze stávajícího systému a jak dlouho poběží oba systémy vedle sebe.
- Cenový model. Platba za uživatele, za modul, nebo podle pásma. Pozor na funkce zamčené ve vyšším tarifu a na poplatky za implementaci.
- Jazyky. Pokud máte ve firmě cizince, ověřte, že systém i e-maily mluví jejich jazykem.
- Bezpečnost a GDPR. Kde jsou data uložená, jestli dodavatel podepíše smlouvu o zpracování osobních údajů a jestli systém vede auditní log.
- Podpora. Kdo odpovídá na dotazy a za jak dlouho.
Podrobný postup s otázkami pro dodavatele a scénářem ukázky je v článku Jak vybrat HR systém, cenové modely rozebírá Kolik stojí HR systém.
Jak HR systém zavést bez chaosu
Zavedení stojí a padá na datech. U SkillSetup probíhá migrace ve čtyřech krocích:
- Analýza. Projdeme, jaká data dnes máte a jaká budete potřebovat.
- Migrace. Exporty dodáte v CSV nebo XLSX, převod, mapování a kontrolu děláme my, včetně zůstatků dovolené, majetku a dokumentů.
- Souběh. Starý a nový systém chvíli běží vedle sebe, dokud si nejste jistí, že je všechno nahrané.
- Přepnutí. V domluvený den, bez odstávky.
Celé nasazení včetně nastavení struktury, rolí a schvalovacích workflow trvá zpravidla 14 dní. Co připravit na vaší straně, popisuje návod Přechod z Excelu na HR systém.
SkillSetup jako HR systém
SkillSetup je HR systém pro celou firmu s 19 nástroji v jedné aplikaci, od náboru po odchod zaměstnance. Když vám v něm něco chybí, upravíme ho na míru vašim procesům. Kdo začne do 31. 12. 2026, platí 195 Kč za uživatele a měsíc. První měsíc je zdarma, bez platební karty.