Než začnete vybírat, sepište své procesy
Nejčastější chyba při výběru HR systému je začít ukázkami. Po třetí prezentaci si každý pamatuje hlavně to, co se mu líbilo na obrazovce, a ne to, jestli systém zvládne, jak u vás schvalujete dovolenou. Proto si nejdřív na jednu stránku sepište:
- Agendy. Co dnes vedete a kde: dovolenou, docházku, smlouvy, majetek, hodnocení. Co jednotlivé agendy obnášejí, shrnuje stránka HR systém.
- Kdo co schvaluje. Jeden manažer, nebo víc úrovní? Kdo zastupuje, když manažer chybí? Liší se pravidla mezi pobočkami nebo firmami ve skupině?
- Výjimky. Půldenní dovolená, směny přes půlnoc, lidé na dohodu, kolegové ve dvou týmech. Právě výjimky rozhodují o tom, jestli systém sedne.
- Co jde do mezd. Jaké podklady a v jakém formátu potřebuje účetní nebo mzdová účtárna.
- Co chcete nahradit. Které tabulky a aplikace má nový systém zrušit a kolik za ně dnes platíte.
Ze seznamu vyberte tři až pět věcí, bez kterých systém nepřipadá v úvahu. Všechno ostatní jsou body navíc.
Kritéria výběru HR systému v jedné tabulce
Na stránce HR systém je osm kritérií ve zkratce. Tady jsou rozepsaná tak, abyste podle nich mohli rovnou hodnotit nabídky.
| Kritérium | Co ověřit | Jak to poznáte |
|---|---|---|
| Pokrytí agend | Systém umí agendy z vašeho seznamu už dnes | Na ukázce je uvidíte fungovat, ne na snímku prezentace |
| Schvalování | Víc úrovní, zástup, eskalace, schválení z e-mailu | Dodavatel na ukázce nastaví váš skutečný schvalovací řetězec |
| Česká legislativa | Svátky, pracovní režimy, přesčasy, převod dovolené | Systém na porušení zákoníku práce upozorní, nebo ho zablokuje |
| Přizpůsobení | Co se stane, když funkce chybí | Dostanete termín a cenu písemně, ne „zvážíme to“ |
| Nasazení a migrace | Kdo převede data a za jak dlouho | Plán s daty, ne odhad „podle rozsahu“ |
| Cena | Cenový model, poplatky navíc, funkce ve vyšším tarifu | Písemná nabídka na váš počet lidí na tři roky |
| Smlouva | Výpovědní lhůta, zdražení během smlouvy, export dat | Podmínky jsou napsané ve smlouvě nebo v obchodních podmínkách |
| Bezpečnost a GDPR | Kde jsou data, šifrování, dvoufázové ověření, auditní log | Smlouva o zpracování osobních údajů k podpisu před startem |
| Srozumitelnost | Zvládne systém člověk bez školení | Zkušební provoz s jedním týmem |
| Jazyky | Aplikace i e-maily v jazyce zaměstnanců | Přepnutí jazyka přímo na ukázce |
| Podpora | Kdo odpovídá a za jak dlouho | Lhůta odpovědi je napsaná, ne slíbená ústně |
Každé kritérium oznámkujte od 1 do 3 a vynásobte vahou podle toho, jak je pro vás důležité. Součet není konečná pravda, ale zabrání tomu, aby rozhodla nejhezčí obrazovka.
Otázky, které položit dodavateli
Ptejte se písemně a odpovědi si schovejte. Rozdíl mezi ústním slibem a větou ve smlouvě se ukáže, až ho budete potřebovat.
- Kolik zaplatíme za rok při našem počtu lidí, včetně všech poplatků? A kolik, když nás bude dvakrát víc?
- Je některá funkce, kterou jsme viděli na ukázce, ve vyšším tarifu nebo jako doplněk za příplatek?
- Kdo převede naše data, v jakém formátu je máme dodat a kolik to stojí?
- Jak dlouho trvá nasazení a co přesně do něj patří?
- Můžeme starý a nový systém chvíli provozovat souběžně?
- Co se stane, když nám funkce chybí? Kdo rozhodne, jestli ji doplníte, a do kdy?
- Jak se může změnit cena během smlouvy a na jak dlouho je garantovaná?
- Jak dostaneme data ven, když odejdeme, v jakém formátu a za kolik?
- Kde jsou data uložená, kdo k nim má přístup a podepíšete smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR?
- Kdo odpovídá na dotazy, jakou cestou a za jak dlouho?
Scénář ukázky: vaše situace, ne prezentace
Pošlete dodavateli předem několik situací z vaší firmy a na ukázce chtějte vidět právě je. Kdo má hotovou prezentaci a vaše scénáře přeskočí, tím vám také něco říká.
- Žádost o dovolenou. Zaměstnanec si požádá o půl dne volna. Žádost jde přes vedoucího týmu a pak přes ředitele, vedoucí je ten den pryč a zastupuje ho kolega. Kde zaměstnanec vidí, kolik dovolené mu zbývá?
- Schválení. Manažer žádost schválí, aniž by se přihlašoval do počítače, třeba přímo z e-mailu.
- Konec měsíce. Účetní si stáhne podklady pro mzdy: odpracované hodiny, přesčasy a absence za měsíc, ve formátu, který potřebuje.
- Nástup. Založení nového kolegy, smlouva k elektronickému podpisu a předání notebooku. Kolik kroků to stojí?
- Odchod. Ukončení pracovního poměru, vrácení svěřeného majetku a zrušení přístupu.
- Chybějící funkce. Řekněte jednu věc, kterou váš dnešní systém neumí a která vás štve. Sledujte, co se stane: dostanete termín, nebo slib „máme to v plánu“?
Na konci nechte jednoho běžného zaměstnance, který systém nikdy neviděl, aby sám podal žádost. Pokud potřebuje pomoc, budou ji potřebovat i ostatní.
Varovné signály
- Cena až po ukázce. Ceník nikde není a cenu se dozvíte až po schůzce a výběru balíčku. Porovnání nabídek se pak protáhne na týdny.
- Funkce z ukázky ve vyšším tarifu. Na prezentaci vidíte celý systém, ve smlouvě je základní balíček.
- Zavedení jako samostatný projekt. Konzultační dny účtované po hodinách a migrace dat, kterou máte udělat sami.
- „Je to v plánu“ bez data. Slib bez termínu není slib.
- Export dat za poplatek nebo jen ve formátu, se kterým nic neuděláte. Data jsou vaše a odvézt je musí jít bez potíží.
- Nejasno, kde jsou data. Dodavatel neřekne, ve které zemi běží servery, nebo nechce podepsat smlouvu o zpracování osobních údajů.
- Dlouhý závazek bez vyzkoušení. Smlouva na roky podepsaná dřív, než systém vyzkouší jediný tým.
- Podpora jen přes formulář, bez lhůty odpovědi a bez možnosti mluvit s někým, kdo systému rozumí.
Od výběru k rozhodnutí
Po ukázkách obvykle zůstanou dva kandidáti. Rozhodněte podle zkušebního provozu: jeden tým, jeden měsíc, skutečné žádosti a skutečná docházka. Na konci se zeptejte manažera i zaměstnanců, jestli chtějí pokračovat.
Než podepíšete, spočítejte náklady na tři roky, včetně zavedení a všeho, co se platí navíc. Jak na to, popisuje stránka kolik stojí HR systém. A naplánujte přechod: co se převede, kdo data vyčistí a kdy přepnete. Postup krok za krokem najdete v návodu přechod z Excelu na HR systém.
Jak na tyto otázky odpovídá SkillSetup
SkillSetup je HR systém s 19 nástroji v jedné aplikaci. Cena je na webu: 195 Kč za uživatele a měsíc bez DPH pro firmy, které začnou do 31. 12. 2026, a nic není zamčené ve vyšším tarifu. Migraci dat děláme my, zdarma, nasazení trvá zpravidla 14 dní a starý a nový systém mezitím běží souběžně. Když vám funkce chybí, do 48 hodin víte termín a běžná rozšíření na míru jsou v ceně licence. Data jsou výhradně v EU, smlouvu o zpracování osobních údajů podepisujeme před startem a data si kdykoli odvezete bez poplatku. Na dotazy odpovídají lidé, kteří systém stavějí, do 24 hodin. První měsíc je zdarma, bez platební karty. Napište nám a ukážeme vám to na vašich procesech.