Docházka v SkillSetup
Docházka v SkillSetup je jednoduchá evidence pro kancelář, práci z domova i práci v terénu. Zaměstnanec v aplikaci zapíše příchod, přestávku a odchod a u příchodu zvolí, jestli pracuje v kanceláři, vzdáleně, hybridně, nebo v terénu. Kdo potřebuje vědět i to, na čem čas strávil, pustí časovač nebo zapíše záznam ručně, s projektem, se štítkem nebo ze šablony.
- Příchod, přestávka, odchod. Zapomenutou směnu systém po nastavené době sám uzavře a označí jako nedokončenou, administrátor ji pak opraví.
- Výkazy se schválením. Za týden nebo za měsíc, podle nastavení firmy, vznikne koncept výkazu. Zaměstnanec ho odešle a vedoucí ho schválí, vrátí k úpravě, nebo zamítne. Schvalování může mít dvě úrovně, vedoucí si na dobu nepřítomnosti nastaví zástup a administrátor může zapnout připomínky před koncem období.
- Zámek období. Odeslaný nebo schválený výkaz uzamkne své období. Zpětně se v něm nic nezmění bez administrátora a změny v časových záznamech a výkazech zůstávají v historii.
- Pracovní režimy a hodinové cíle. U každého člověka je vidět, kolik hodin má v daném období odpracovat, i u zkrácených úvazků.
- Přesčasy schvaluje vedoucí týmu přímo v aplikaci.
- Hlídání zákoníku práce. Pravidla pro délku směny, přestávku, odpočinek a týdenní hodiny, u každého volba varovat, nebo blokovat. Podrobněji níže.
- Zástupné zadávání a import. Administrátor zapíše docházku za jiného zaměstnance nebo nahraje časové záznamy z CSV.
- Reporty. Odpracované hodiny po dnech, lidech a projektech s exportem do CSV, Excelu a PDF jako podklad pro mzdy.
Co je docházkový systém
Docházkový systém je software, ve kterém se vede evidence docházky: kdy kdo začal a skončil práci, kdy měl přestávku a kolik hodin za den, týden a měsíc odpracoval. Zákoník práce tomu říká evidence pracovní doby. Z těchto záznamů pak mzdová účetní počítá mzdu, příplatky a přesčasy.
Docházka se často plete se sledováním času na projektech. Docházka odpovídá na otázku, jestli a jak dlouho byl člověk v práci. Výkaz práce na projektech říká, na čem ten čas strávil, a slouží k fakturaci klientům nebo k hlídání rozpočtu. Firma, která fakturuje hodiny, potřebuje obojí, a nejlépe v jednom systému, aby se čísla nerozcházela.
Co musí evidence docházky obsahovat podle zákona
Podle § 96 odst. 1 zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) vede zaměstnavatel u jednotlivých zaměstnanců evidenci se začátkem a koncem:
- odpracované směny,
- práce přesčas,
- noční práce,
- práce odvedené během pracovní pohotovosti,
- pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel.
Formu zákon neurčuje. Podle § 96 odst. 2 ale zaměstnanec může na požádání do evidence nahlédnout a pořídit si z ní výpis nebo stejnopis na náklady zaměstnavatele. S evidencí souvisí pravidla, podle kterých se pozná, jestli rozvrh práce odpovídá zákonu:
| Pravidlo | Co říká zákoník práce |
|---|---|
| Délka směny (§ 83) | Nejvýše 12 hodin. |
| Přestávka (§ 88) | Nejpozději po 6 hodinách nepřetržité práce aspoň 30 minut na jídlo a oddech, u mladistvých po 4,5 hodinách. Rozdělená přestávka musí mít aspoň jednu část 15 minut. Nedává se na začátku ani na konci pracovní doby a do pracovní doby se nezapočítává. |
| Odpočinek mezi směnami (§ 90) | Aspoň 11 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích, u mladistvých 12 hodin. Zaměstnanci staršímu 18 let jde v zákonem vyjmenovaných případech zkrátit až na 8 hodin, následující odpočinek se ale o zkrácení prodlouží. |
| Odpočinek v týdnu (§ 92) | Aspoň 24 hodin v rámci týdne, na které bezprostředně navazuje denní odpočinek podle § 90. U mladistvých aspoň 48 hodin. |
| Nařízený přesčas (§ 93 odst. 2) | Jen výjimečně a z vážných provozních důvodů, nejvýše 8 hodin v jednotlivých týdnech a 150 hodin v kalendářním roce. Nad tento rozsah jen po dohodě se zaměstnancem. |
| Celkový přesčas (§ 93 odst. 4) | V průměru nejvýše 8 hodin týdně za období nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích. Kolektivní smlouva může období prodloužit na 52 týdnů. |
Jak SkillSetup hlídá zákoník práce
Administrátor v nastavení docházky zapne hlídání pracovní doby a použije předvolbu pro Českou republiku. Ta nastaví směnu nejvýše 12 hodin, přestávku 30 minut po 6 hodinách, 11 hodin odpočinku mezi směnami, nejvýše 48 hodin za 7 dní a 35 hodin odpočinku v týdnu. Hodnoty jde upravit a u každého pravidla zvolit, jestli systém jen varuje, nebo porušení zablokuje.
V praxi to funguje takto:
- Před příchodem systém zkontroluje odpočinek od poslední směny a hodiny za posledních sedm dní. V režimu blokovat zaměstnance nepustí zapsat příchod, dokud potřebný odpočinek neuplyne.
- Při odchodu upozorní na příliš dlouhou směnu nebo chybějící přestávku.
- V přehledu porušení (v aplikaci Report compliance) má administrátor za posledních 30 dní pohromadě dlouhé směny, chybějící přestávky, krátký odpočinek mezi směnami i v týdnu a směny, které systém uzavřel sám.
Kdo s pravidly začíná, nechá je nejdřív v režimu varovat. Lidé si zvyknou a vedení uvidí, kde rozvrh skřípe, dřív než systém začne příchody blokovat.
Podle čeho docházkový systém vybrat
- Pokrytí § 96. Začátek a konec směny a přesčasů jsou základ. Pokud máte noční směny nebo pracovní pohotovost, ověřte, jak je systém zapisuje.
- Jak se zapisuje. Čím méně kroků, tím méně chybějících záznamů. Zeptejte se, co se stane se zapomenutým odchodem.
- Práce mimo kancelář. Práce z domova a v terénu by měla mít vlastní označení, ne poznámku v tabulce.
- Schvalování a zámek. Kdo výkaz schvaluje, kdo ho zastoupí a jestli se dá schválené období zpětně změnit bez stopy.
- Hlídání zákoníku. Jestli systém jen varuje, nebo umí porušení zablokovat, a jestli to jde nastavit pro každé pravidlo zvlášť.
- Zkrácené úvazky a pracovní režimy. Jiný počet hodin a jiné dny v týdnu musí systém znát, jinak přehledy ukazují nesmysly.
- Dovolená vedle docházky. Když jsou absence v jiném nástroji, před uzávěrkou mezd se dohledávají ručně. V SkillSetup je evidence dovolené ve stejné aplikaci.
- Export pro mzdy. V jakém formátu dostane účetní podklady a jestli je to export, nebo ruční přepis.
- Víc firem. Pokud spravujete několik společností, každá potřebuje vlastní pravidla a oddělená data. Jak to řeší HR systém pro více firem.
Jak docházkový systém zavést
- Nastavte pracovní režimy a u zkrácených úvazků hodinové cíle.
- Zvolte období výkazů, týden nebo měsíc, a určete, kdo je schvaluje.
- Zapněte hlídání zákoníku práce, zpočátku v režimu varovat.
- Převeďte stará data. Exporty dodáte v CSV nebo XLSX, převod a kontrolu u SkillSetup děláme my, viz migrace.
- Nechte chvíli běžet oba systémy a porovnejte první výkazy, než starou evidenci vypnete.
SkillSetup
SkillSetup je HR systém s 19 nástroji v jedné aplikaci, docházka v něm navazuje na dovolené, projekty a reporty. Pracovní pohotovost jako samostatný záznam nevedeme. Pokud ji ve firmě máte, napište nám, co potřebujete, a do 48 hodin víte termín. Nasazení včetně převodu dat trvá zpravidla 14 dní a první měsíc je zdarma. Ozvěte se, ukážeme to na vašich procesech.