Kdy firma potřebuje HR systém pro více firem
Typicky jde o holding s dceřinými společnostmi, o několik s.r.o. se společným majitelem nebo o firmu, která pro nový obor nebo pobočku na Slovensku založila další společnost. Personální agendu přitom často vede jedna personalistka nebo jedna účetní pro celou skupinu a část lidí pracuje pro víc firem najednou.
Dokud jsou firmy dvě a malé, stačí dvě tabulky. Často to přestane stačit ve chvíli, kdy vznikne třetí firma: v každé se vede agenda jinde a jinak, personalistka se přihlašuje do několika systémů, lidé, kteří pracují pro dvě firmy, jsou vedení dvakrát a nikdo si není jistý, která tabulka je aktuální.
Proč nestačí jedna firma s odděleními
Nabízí se dát všechny firmy do jednoho systému jako oddělení. Ve skupině to ale nefunguje, protože každá s.r.o. je samostatný zaměstnavatel. Podle § 7 zákoníku práce je zaměstnavatelem ta osoba, pro kterou se zaměstnanec zavázal k výkonu závislé práce, tedy konkrétní firma, ne skupina. Z toho plyne:
- Evidence za každou firmu. Evidenci pracovní doby vede podle § 96 zákoníku práce zaměstnavatel u svých zaměstnanců, takže docházka i podklady pro mzdy se musí dát oddělit po firmách.
- Jiná pravidla. Každá firma může mít jiné pracovní režimy, typy smluv a pravidla dovolené. Firma na Slovensku má jiné svátky.
- Přístup k údajům. Personalistka jedné firmy nemá vidět mzdy a poznámky zaměstnanců druhé firmy jen proto, že sdílí systém.
- Vlastní identita. Zaměstnanci jedné firmy nemají dostávat e-maily s logem jiné.
HR systém pro skupinu proto musí firmy držet oddělené a zároveň lidem, kteří pracují napříč skupinou, nepřidávat práci.
Co musí HR systém pro skupinu firem umět
| Požadavek | Proč | Ve SkillSetup |
|---|---|---|
| Oddělená data | Firmy ve skupině nesmí vidět údaje ostatních | Vlastní databázové schéma pro každou firmu |
| Jedno přihlášení | Personalistka a vedení pracují ve více firmách | Jeden účet, přepnutí mezi firmami bez odhlášení |
| Jiná role v každé firmě | Administrátor v jedné firmě je jinde běžný uživatel | Role se přiděluje pro každou firmu zvlášť |
| Vlastní pravidla | Jiné režimy, smlouvy, dovolená a svátky | Typy poměrů, politiky absencí, měny, časové zóny a svátky po firmách |
| Společný obsah | Směrnice a postupy platné pro celou skupinu | Prostor wiki sdílený s firmami skupiny, jen pro čtení |
| Vlastní vzhled e-mailů | Lidé poznají, od které firmy zpráva je | Branding e-mailů pro každou firmu |
| Rychlé přidání firmy | Skupina roste nebo kupuje další firmy | Šablony konfigurace |
| Zabezpečení podle firmy | Každá firma má jiné nároky | Dvoufázové ověření si každá firma vyžaduje sama |
Jak se v SkillSetup pracuje s více firmami
Kdo pracuje pro víc firem, přihlásí se jednou. Vlevo nahoře vidí firmu, ve které právě je, a svou roli v ní. Kliknutím přepne do jiné firmy skupiny, bez odhlášení. V seznamu je u každé firmy jeho role a hlavní firma je označená. Pokud cílová firma vyžaduje dvoufázové ověření, systém si ho při přepnutí vyžádá.
Každá firma má vlastní databázové schéma, takže data jsou oddělená na úrovni databáze, ne jen filtrem v aplikaci. Schvalování dovolené, typy absencí, zůstatky i docházka se vedou v každé firmě zvlášť, podle jejích pravidel. Česká firma má české svátky, slovenská slovenské.
Člověk, který pracuje pro víc firem, má jednu firmu jako hlavní. Jméno, fotka, osobní e-mail, telefony a nouzový kontakt se z ní do ostatních firem skupiny mohou synchronizovat, takže nový telefon nikdo nepřepisuje dvakrát. Které skupiny údajů se synchronizují, se nastavuje u každého člověka.
Když člověk ze skupiny začne pracovat i pro další firmu, jeho stávající účet do ní přiřadíme. Nový účet ani druhé heslo nepotřebuje a v nové firmě dostane takovou roli, jakou tam má mít.
Podklady pro mzdy vznikají v každé firmě zvlášť. Měsíční report absencí do XLSX i schválené výkazy docházky jsou za konkrétní s.r.o., tedy tak, jak je účetní potřebuje pro každého zaměstnavatele.
Společné směrnice nebo postupy napíše jedna firma do wiki a administrátor otevřený prostor sdílí s ostatními firmami ve skupině. Ty ho vidí jen pro čtení, takže obsah zůstává na jednom místě.
Na co se ptát při výběru
- Jsou data firem oddělená v databázi, nebo jen filtrem v aplikaci?
- Platí se za správu více firem příplatek, vyšší tarif nebo licence navíc?
- Může mít člověk v každé firmě jinou roli bez druhého účtu?
- Umí systém svátky jiné země, pokud máte firmu na Slovensku?
- Jak dlouho trvá přidání další firmy a kdo ji nastaví?
- Dá se společný obsah, třeba směrnice, sdílet napříč firmami bez kopírování?
Jak převést skupinu na jeden systém
- Sepište firmy a lidi. U každé firmy počet zaměstnanců a seznam těch, kdo pracují pro víc firem.
- Oddělte společné od rozdílného. Co platí pro celou skupinu (třeba typy absencí) a co má každá firma jinak.
- Začněte jednou firmou. Nastavte ji a ověřte na ní pravidla. Další firmy mohou vyjít ze šablony konfigurace.
- Migrace po firmách. Exporty dodáte v CSV nebo XLSX, převod, mapování a kontrolu děláme my, včetně zůstatků dovolené, majetku a dokumentů.
- Souběh a přepnutí. Starý a nový systém běží chvíli vedle sebe a přepíná se v domluvený den, bez odstávky.
Postup migrace je stejný jako u jedné firmy; nasazení trvá zpravidla 14 dní.
SkillSetup pro skupiny firem
SkillSetup je HR systém s 19 nástroji v jedné aplikaci pro jednu firmu i sedm: oddělená data, vlastní pravidla v každé firmě a přepnutí jedním kliknutím. Správa více firem je v ceně, 195 Kč za uživatele a měsíc pro firmy, které začnou do 31. 12. 2026. Když vaše skupina potřebuje něco, co systém neumí, upravíme ho na míru. Napište nám, jak máte firmy uspořádané, a ukážeme vám to na vašich procesech.