Dovolená v SkillSetup
Absence a dovolená v SkillSetup vedou žádost, schválení a zůstatek bez e-mailů a tabulek. Zaměstnanec u každého typu absence vidí, kolik má, kolik vyčerpal a co čeká na schválení, a novou žádost podá na pár kliknutí. Vedoucí ji schválí v aplikaci, odkazem z e-mailu nebo ve Slacku.
- Žádosti s přílohami a komentáři, storno i po schválení, půlden u typů, které ho povolují.
- Schvalování víceúrovňové i paralelní, s podmínkami, eskalací a delegací. Když je schvalovatel sám na schválené dovolené, žádost přejde na jeho nadřízeného.
- Nárok v hodinách z týdenní pracovní doby, poměrně za celé měsíce a zaokrouhlený nahoru na celé hodiny. Zkrácený úvazek tak nedostane dovolenou jako plný.
- Víkendy, svátky a nepracovní dny podle pracovního režimu se ze zůstatku neodečítají.
- Převod do dalšího roku a roční uzávěrka s nastavením převodu pro každý typ absence.
- Ruční úpravy zůstatku s povinným důvodem, každá změna je vidět v historii.
- Kalendář celé firmy i týmu, obousměrná synchronizace s Google Calendar a Microsoft 365 a stav ve Slacku podle typu absence.
- Přehled zůstatků celé firmy a měsíční report do XLSX jako podklad pro mzdy.
Co je evidence dovolené
Evidence dovolené zachycuje u každého zaměstnance nárok na dovolenou za rok, co už vyčerpal, co má schválené dopředu a kolik mu zbývá. Patří k ní i převod nevyčerpané dovolené do dalšího roku a historie žádostí: kdo kdy požádal, kdo schválil a kdy.
Ve firmě s pár lidmi na to stačí tabulka. Potíže začínají, když se dovolená schvaluje e-mailem, zůstatky dopočítává personalistka ručně a nikdo nevidí, kdo z týmu bude v srpnu pryč. A protože se dovolená počítá v hodinách, je ruční výpočet u zkrácených úvazků a nástupů v průběhu roku častým zdrojem chyb.
Kolik dovolené zaměstnanci patří
Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) stanoví výměru dovolené nejméně na 4 týdny v kalendářním roce (§ 212 odst. 1). U zaměstnavatelů, kteří platí plat, tedy státu, krajů, obcí a dalších podle § 109 odst. 3, je to 5 týdnů (§ 212 odst. 2), u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 8 týdnů (§ 212 odst. 3).
Kdo u zaměstnavatele odpracoval celý rok, tedy 52 týdnů v rozsahu své týdenní pracovní doby, má dovolenou v délce stanovené týdenní pracovní doby vynásobené výměrou (§ 213 odst. 1). Kdo celý rok nepracoval, ale odpracoval aspoň 4 týdny, má poměrnou část: za každou odpracovanou týdenní pracovní dobu jednu dvaapadesátinu (§ 213 odst. 3 a 4). Výsledek se zaokrouhluje na celé hodiny nahoru (§ 216 odst. 5). Při zkráceném úvazku se počítá s kratší týdenní pracovní dobou, a když se úvazek v průběhu roku změní, dovolená se poměrně rozdělí podle jednotlivých období (§ 212 odst. 4).
| Týdenní pracovní doba | Celý rok, výměra 4 týdny | Nástup 1. července, 26 odpracovaných týdnů |
|---|---|---|
| 40 hodin | 160 hodin | 80 hodin |
| 30 hodin | 120 hodin | 60 hodin |
| 20 hodin | 80 hodin | 40 hodin |
Kdo určuje, kdy si zaměstnanec vezme dovolenou
Dobu čerpání určuje zaměstnavatel (§ 217 odst. 1). Přihlíží přitom k provozním důvodům i k oprávněným zájmům zaměstnance. Pravidla, která se v praxi nejčastěji hodí:
- Oznámení 14 dní předem. Určenou dobu čerpání musí zaměstnavatel písemně oznámit aspoň 14 dnů předem, pokud se se zaměstnancem nedohodne na kratší době.
- Aspoň dva týdny vcelku. Když se dovolená čerpá po částech, musí mít aspoň jedna část 2 týdny, pokud se obě strany nedohodnou jinak.
- Vyčerpat v daném roce. Zaměstnavatel má dovolenou určit tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v roce, kdy na ni vzniklo právo, pokud tomu nebrání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody (§ 218 odst. 1).
- Půl dne jen výjimečně. Dovolenou kratší než směna jde se souhlasem zaměstnance určit výjimečně a nejméně na polovinu směny (§ 218 odst. 6).
V praxi zaměstnanec o dovolenou požádá a zaměstnavatel ji schválením určí. V systému pak u každé žádosti zůstává, kdy byla podaná, kdo ji schválil a kdy.
Převod dovolené do dalšího roku
Nevyčerpaná dovolená na konci roku nepropadá. Pokud ji zaměstnanec v daném roce nevyčerpal, zaměstnavatel ji musí určit tak, aby ji vyčerpal nejpozději do konce následujícího roku (§ 218 odst. 3). Když to neudělá do 30. června, může si čerpání určit zaměstnanec sám, s písemným oznámením aspoň 14 dnů předem (§ 218 odst. 4). Když ji zaměstnanec nemůže vyčerpat ani do konce následujícího roku kvůli nemoci nebo mateřské či rodičovské dovolené, určí se mu po skončení těchto překážek (§ 218 odst. 5). Na písemnou žádost zaměstnance lze do dalšího roku převést také část dovolené nad 4 týdny (§ 218 odst. 2).
V SkillSetup se převod dělá při roční uzávěrce. U každého typu absence administrátor nastaví, jestli se zůstatek převádí a kolik nejvýš. Převedený zůstatek se objeví v historii jako převod z minulého roku, zbytek propadne. U typu pro zákonnou dovolenou proto nechte převod zapnutý. Před uzávěrkou je dobré rozhodnout žádosti, které čekají na schválení, protože i ty snižují převáděný zůstatek.
Podle čeho vybrat evidenci dovolené
- Hodiny, ne jen dny. Zákon počítá dovolenou v hodinách. Systém by měl spočítat nárok z týdenní pracovní doby a ukázat zůstatek tak, aby mu rozuměl zaměstnanec i mzdová účetní.
- Zkrácené úvazky a změny během roku. Nástup v průběhu roku a změna úvazku jsou běžné, ruční přepočet u nich chybuje nejčastěji.
- Svátky a pracovní režimy. Dovolená přes svátek nebo přes den, kdy člověk podle rozvrhu nepracuje, nesmí ubrat zůstatek.
- Schvalování jako ve firmě. Víc úrovní, zástup za nepřítomného schvalovatele, eskalace, když žádost dlouho leží.
- Přehled pro tým. Kalendář, ve kterém vedoucí vidí, kdo kdy chybí, včetně žádostí, které ještě čekají.
- Uzávěrka a převod. Jak systém zachází s nevyčerpanou dovolenou a jestli převod jde nastavit podle typu absence.
- Podklady pro mzdy. Měsíční přehled čerpání v souboru, ne v e-mailech.
- Docházka ve stejném systému. Schválená dovolená a evidence docházky by se měly potkat bez ručního porovnávání.
Jak přejít z tabulky na systém
- Nastavte typy úvazků a typy absencí, tedy dovolenou, nemoc, osobní volno a další, a u každého typu nárok, převod a schvalování.
- Určete, kdo schvaluje. Schvalovací workflow vybere vedoucího podle týmu, nadřízeného z profilu nebo konkrétního člověka.
- Otevřete rok. Systém přidělí nárok všem aktivním zaměstnancům podle jejich úvazku.
- Převeďte zůstatky. Při migraci přeneseme lidi i zůstatky dovolené z vašich exportů v CSV nebo XLSX.
- Nechte chvíli běžet oba systémy a porovnejte zůstatky, než tabulku archivujete.
SkillSetup
SkillSetup je HR systém s 19 nástroji v jedné aplikaci. Dovolená v něm navazuje na docházku, evidenci zaměstnanců a reporty. Když potřebujete jiný typ absence nebo jiný krok ve schvalování, upravíme ho na míru. Nasazení trvá zpravidla 14 dní, první měsíc je zdarma. Napište nám.