Evidence zaměstnanců v SkillSetup
V SkillSetup vede evidenci zaměstnanců nástroj Uživatelé a role. Doplňují ho Týmy a struktura firmy v nástroji Kanceláře a zasedačky. Každý člověk má jeden profil, ze kterého berou údaje docházka, dovolená, dokumenty k podpisu i svěřený majetek.
- Profil zaměstnance s kartami Informace, Mzda, Zaměstnání, Inventář, Dokumenty, Poznámky a Týmy.
- Pracovní záznamy s historií: pozice, oddělení, nákladové středisko, pracoviště a nadřízený, vždy s datem účinnosti a typem změny (nový zaměstnanec, povýšení, převod, oprava). Starý údaj se nepřepíše, přibude nový záznam.
- Záznamy o zaměstnání: typ zaměstnání, úvazek, týdenní hodiny, zkušební doba a při odchodu jeho důvod.
- Mzdové záznamy, adresy a HR poznámky. Poznámky vidí administrátoři a manažer týmu, zaměstnanec sám ne.
- Nástup pozvánkou. Nový člověk dostane e-mail a účet si nastaví sám.
- Role a oprávnění po modulech. Zaměstnanec, manažer a administrátor, a k tomu třeba správa majetku nebo bezpečnosti pro konkrétního člověka bez plného administrátorského přístupu.
- Týmy s manažery a historií, kdo tým kdy vedl. Oddělení, nákladová střediska a pozice také s historií.
- Víc firem pod jedním účtem. Člověk může být ve více firmách a přepínat mezi nimi, s blokací a obnovou účtu.
Co je evidence zaměstnanců
Evidence zaměstnanců, často také personální evidence, je souhrn údajů a písemností o lidech, kteří pro firmu pracují. Patří do ní osobní a kontaktní údaje, pracovní smlouva a její změny, zařazení na pozici a do oddělení, mzda, pracovní doba, dovolená, svěřený majetek nebo absolvovaná školení.
V malé firmě to obvykle začíná tabulkou a šanonem se smlouvami. Problém přijde se změnami: povýšení, převod do jiného oddělení, nový úvazek. V tabulce se starý údaj přepíše a za rok nikdo neví, od kdy platil nový. Evidence, která vede historii s datem účinnosti, odpoví na otázku „kdo byl v březnu vedoucím skladu“ bez dohledávání v e-mailech.
Některé části evidence ukládá zákon přímo. Zaměstnavatel musí u každého zaměstnance vést evidenci odpracovaných směn, přesčasů, noční práce a pracovní pohotovosti (§ 96 zákoníku práce), víc o tom v článku Docházkový systém. Jak vést dovolenou, popisuje článek Evidence dovolené.
Osobní spis zaměstnance podle § 312 zákoníku práce
Osobní spis je ta část evidence, kterou výslovně upravuje zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.). Podstatné body z § 312:
- Zaměstnavatel osobní spis vést může, povinnost to není (odst. 1).
- Spis smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v pracovním poměru nebo na dohodu (odst. 1).
- Nahlížet do něj smějí vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízení, a vyjmenované úřady: inspekce práce, Úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policie, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby (odst. 2).
- Zaměstnanec má právo do svého spisu nahlížet, dělat si z něj výpisky a pořizovat si kopie dokladů na náklady zaměstnavatele (odst. 3).
Jestli má být spis papírový, nebo elektronický, zákon neříká. Pravidla o obsahu a o tom, kdo do něj smí, ale platí pro obě podoby. V elektronické evidenci je hlídají oprávnění:
| Kdo | Co říká § 312 | Jak to vypadá v SkillSetup |
|---|---|---|
| Zaměstnanec | Smí nahlížet do svého spisu a pořizovat si kopie | V Mém profilu vidí své osobní údaje a adresy, mzdové záznamy a pracovní poměr |
| Nadřízený vedoucí | Smí nahlížet | Manažer otevře úplný profil jen u členů týmů, které vede, a údaje jen čte |
| Kolegové | Mezi oprávněnými nejsou | Vidí jen jméno, pozici, oddělení a pracovní kontakt |
| Úřady podle odst. 2 | Smějí nahlížet | Osobní data zaměstnance jde vyexportovat, změny dohledáte v auditním logu |
Na co se zaměstnance nesmíte ptát
Zákoník práce v § 316 odst. 4 zakazuje vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovním vztahem. Výslovně jmenuje zejména:
- těhotenství,
- rodinné a majetkové poměry,
- sexuální orientaci,
- původ,
- členství v odborové organizaci,
- členství v politických stranách nebo hnutích,
- příslušnost k církvi nebo náboženské společnosti,
- trestněprávní bezúhonnost.
U těhotenství, rodinných a majetkových poměrů a bezúhonnosti zákon připouští výjimku, pokud je pro to věcný důvod v povaze práce a požadavek je přiměřený, nebo pokud to stanoví zákon. U ostatních bodů výjimka není. Tyto informace zaměstnavatel nesmí získávat ani přes třetí osoby.
Stejným směrem jde obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Osobní údaje mají být omezené na nezbytný rozsah vzhledem k účelu, pro který se zpracovávají (čl. 5 odst. 1 písm. c), zásada minimalizace), a uložené jen tak dlouho, jak je pro ten účel nezbytné (písm. e)). V praxi to znamená nezakládat v evidenci pole „pro jistotu“ a do HR poznámek psát fakta, ne dojmy.
Podle čeho vybrat systém pro evidenci zaměstnanců
- Historie s datem účinnosti. Změna pozice nebo úvazku nepřepíše starý údaj, ale přidá nový.
- Oprávnění podle rolí. Mzdu a poznámky vidí jen ti, kdo je potřebují. Kolega nevidí kolegovu mzdu.
- Samoobsluha. Každý vidí své údaje a nemusí kvůli tomu psát na personální.
- Návaznost na další agendy. Ze stejného profilu se berou docházka, dovolená, smlouvy k podpisu a svěřený majetek.
- Odchod zaměstnance. Ukončení pracovních záznamů, důvod odchodu a přehled, co má ještě půjčené.
- Víc firem ve skupině. Jeden člověk ve více firmách bez dvojí evidence.
- Auditní log a export. Kdo co změnil a kdy, a vydání dat zaměstnance, když o ně požádá.
- Kde jsou data uložená. Ideálně v EU, se smlouvou o zpracování osobních údajů podepsanou před startem.
Jak evidenci zaměstnanců převést do systému
- Struktura. Nejdřív oddělení, nákladová střediska a týmy s manažery, aby lidé měli kam patřit.
- Data. Exporty z Excelu nebo z dosavadního systému v CSV nebo XLSX. U SkillSetup převod, mapování a kontrolu děláme my, v rámci nasazení do 14 dní.
- Role. Rozhodněte, kdo bude administrátor, kdo manažer a komu svěříte správu jednotlivých modulů.
- Pozvánky. Každý dostane e-mail, nastaví si účet a zkontroluje své údaje.
- Kontrola dat. Data Health najde chybějící nebo nesedící údaje, třeba pracovní záznam, který končí dřív, než začal.
SkillSetup
SkillSetup je HR systém, ve kterém evidence zaměstnanců není samostatná tabulka, ale základ pro docházku, dovolenou, elektronický podpis dokumentů a majetek. Data jsou výhradně v EU (AWS Frankfurt) a citlivé údaje jsou šifrované. Když vám v evidenci chybí pole nebo report, doplníme ho na míru. Kdo začne do 31. 12. 2026, platí 195 Kč za uživatele a měsíc.