Inventář a majetek v SkillSetup
Nástroj Inventář a majetek vede hardware, licence, příslušenství i spotřební materiál a u každé věci historii, kdo ji měl a od kdy.
- Čtyři druhy majetku: kus, který má vždy jeden člověk (notebook, telefon, klíč), licence s daným počtem míst, příslušenství a spotřební materiál se skladovým množstvím.
- Výdej a vrácení s poznámkou ke stavu při výdeji i při vrácení. Celá historie přiřazení zůstává u věci.
- Vlastníci a správci u jednotlivých věcí. Správu inventáře svěříte i člověku z IT, který nemá roli administrátora.
- Množství po lokalitách a převody mezi sklady.
- Požadavky na majetek: zaměstnanec si o věc požádá, vlastník nebo správce věci žádost schválí a věc vydá.
- Konec záruk, licencí a životnosti v přehledu Končící majetek.
- Kategorie, typy, stavy, štítky a dodavatelé podle vašich potřeb. Kód majetku a sériové číslo jdou zobrazit jako QR kód.
- Můj majetek: každý zaměstnanec vidí, co má od firmy půjčené. Administrátor totéž najde v jeho profilu na kartě Inventář.
Předávací protokol připravíte jako šablonu v nástroji Dokumenty a e-podpisy. Údaje o věci, třeba název, kód, sériové číslo nebo model, se do něj doplní z inventáře a zaměstnanec protokol podepíše elektronicky.
Co je evidence svěřeného majetku
Evidence svěřeného majetku je přehled věcí, které firma půjčila zaměstnancům k práci: notebooky, monitory, telefony, nářadí, ochranné pomůcky, klíče, přístupové karty nebo softwarové licence. U každé věci odpovídá na tři otázky: kdo ji má, od kdy a v jakém stavu ji dostal.
Nejde o účetní evidenci majetku. Evidence svěřeného majetku řeší, kdo má věc v rukou a kdo ji má vrátit. Bez ní se při odchodu zaměstnance dohledává v e-mailech a ve vzpomínkách, jestli měl jeden notebook, nebo dva, a jestli vrátil i nabíječku.
Tabulka v Excelu stačí, dokud věcí je pár a spravuje je jeden člověk. Se stovkou kusů, licencemi a několika pobočkami přestane stačit: neukáže historii, neumí žádost o nový monitor poslat ke schválení a nikdo ji neaktualizuje ve chvíli, kdy si kolegové notebook předají mezi sebou.
Co říká zákoník práce o svěřených věcech
Odpovědnost zaměstnance za svěřené věci upravují v zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) dvě ustanovení.
Ztráta svěřených věcí (§ 255). Zaměstnanec musí nahradit škodu způsobenou ztrátou nástrojů, ochranných pracovních prostředků a jiných podobných věcí, které mu zaměstnavatel svěřil na písemné potvrzení (odst. 1). Věc v ceně nad 50 000 Kč smí zaměstnanci svěřit jen na základě dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí (odst. 2). Tu jde uzavřít nejdříve v den 18. narozenin a musí být písemná (odst. 3 a 5). Zaměstnanec se povinnosti zprostí, pokud prokáže, že ztráta vznikla bez jeho zavinění (odst. 6).
Svěřené hodnoty k vyúčtování (§ 252). Na hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu a jiné hodnoty, se kterými zaměstnanec po celou dobu sám nakládá, se uzavírá dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty. Na jejím základě zaměstnanec nahrazuje schodek. Dohoda musí být písemná a uzavřít ji jde nejdříve v 18 letech. Při jejím uzavření, při jejím zániku, při převedení zaměstnance na jinou práci nebo jiné pracoviště a při skončení pracovního poměru musí zaměstnavatel provést inventuru (§ 254 odst. 1).
V obou případech zaměstnanec nahrazuje škodu v plné výši (§ 259). U běžné škody způsobené z nedbalosti je přitom náhrada omezená na čtyřapůlnásobek průměrného měsíčního výdělku (§ 257 odst. 2).
| Svěřené věci (§ 255) | Svěřené hodnoty k vyúčtování (§ 252) | |
|---|---|---|
| Čeho se týká | Nástroje, ochranné pracovní prostředky a podobné věci | Hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu |
| Co je potřeba | Písemné potvrzení, u věci nad 50 000 Kč písemná dohoda | Písemná dohoda |
| Věková hranice | Dohoda nejdříve v 18 letech | Nejdříve v 18 letech |
| Rozsah náhrady | V plné výši (§ 259) | V plné výši (§ 259) |
| Kdy se zaměstnanec zprostí | Ztráta vznikla bez jeho zavinění | Schodek vznikl bez jeho zavinění |
| Odstoupení od dohody | Když zaměstnavatel nevytvořil podmínky k ochraně věcí (§ 256) | Mimo jiné při převedení na jinou práci (§ 253) |
Jedna věc navíc z § 316 odst. 1: bez souhlasu zaměstnavatele nesmí zaměstnanci používat jeho pracovní prostředky, včetně výpočetní techniky a telekomunikačních zařízení, pro osobní potřebu. Pokud soukromé použití dovolujete, napište to do protokolu.
Co má obsahovat předávací protokol
Zákon u svěřených věcí mluví jen o písemném potvrzení a jeho obsah nepředepisuje. Aby protokol posloužil i za dva roky, vyplatí se v něm mít:
- kdo věc předává a kdo ji přebírá: jméno, osobní číslo, pozice,
- věc: název, inventární kód, sériové číslo, model a příslušenství (nabíječka, obal, dokovací stanice),
- stav při předání: nová, používaná, viditelné vady,
- datum předání a případně termín vrácení,
- podmínky použití, hlavně jestli smí věc používat i soukromě,
- podpis zaměstnance, papírově nebo elektronicky,
- při vrácení: datum, stav a kdo věc převzal zpět.
U věci nad 50 000 Kč protokol nestačí, potřebujete i dohodu o odpovědnosti (§ 255 odst. 2).
Podle čeho vybrat systém pro evidenci majetku
- Historie u každé věci, ne jen aktuální stav: kdo věc měl, kdy ji vrátil a v jakém stavu.
- Vazba na zaměstnance. Při odchodu na jednom místě vidíte, co má vrátit. O tom, co patří do evidence zaměstnanců, píšeme zvlášť.
- Licence a spotřební materiál, nejen kusové věci. Kolik licencí je volných a komu jsou přidělené.
- Žádosti zaměstnanců se schválením místo e-mailů a zpráv.
- Hlídání záruk, licencí a konce životnosti, než vyprší.
- Předávací protokol podepsaný v systému, uložený u zaměstnance.
- Oprávnění. Správu majetku může mít IT, aniž by vidělo mzdy nebo HR poznámky.
Jak evidenci majetku zavést
- Kategorie a typy. Notebooky, telefony, monitory, licence, klíče. Raději méně kategorií, které všichni pochopí.
- Data. Stávající seznam v CSV nebo XLSX. U SkillSetup převod, mapování a kontrolu děláme my, včetně majetku.
- Přiřazení lidem. Ke každé vydané věci poznámka ke stavu, ať je za rok s čím srovnávat.
- Předávací protokol. Jedna šablona v Dokumentech, do které se údaje o věci a zaměstnanci doplní samy.
- Záruky a licence. U věcí, kde na tom záleží, zapněte hlídání konce záruky, licence nebo životnosti.
SkillSetup
SkillSetup je HR systém, ve kterém majetek, zaměstnanci a podepsané protokoly žijí v jedné aplikaci. Když vám v evidenci chybí typ majetku nebo krok ve schvalování, doplníme ho na míru. Kdo začne do 31. 12. 2026, platí 195 Kč za uživatele a měsíc a první měsíc má zdarma.