Co malá firma od HR systému potřebuje
Ve firmě s pěti až padesáti lidmi nemá personalistiku na starosti celé oddělení. Dělá ji majitel, office manažerka nebo účetní vedle své hlavní práce a mzdy často zpracovává externí účetní. Takový člověk nepotřebuje systém se stovkou funkcí, ale pár věcí, které mu každý měsíc ušetří hodiny: kdo u firmy pracuje, kdo kdy chybí, kolik komu zbývá dovolené a kolik kdo odpracoval.
HR systém pro malou firmu proto posuzujte podle toho, jak rychle se rozběhne, jestli ho lidé zvládnou sami a co bude stát, ne podle délky seznamu funkcí.
Kdy přestane stačit tabulka
Při pěti lidech tabulka často ještě funguje. Zlom obvykle přijde s jednou z těchto situací:
- Firma vyroste a jeden člověk už nestíhá žádosti, zůstatky a docházku dopočítávat ručně.
- Odejde nebo odchází člověk, který měl agendu „v hlavě“, a nikdo jiný se v ní nevyzná.
- Dovolené se schvalují ve zprávách a na konci roku nesedí zůstatky.
- Před uzávěrkou mezd se dohledávají chybějící záznamy docházky.
- Přijde kontrola nebo žádost o osobní údaje a podklady se skládají z několika míst.
- Firma platí za tři nebo čtyři nástroje, každý na jednu věc.
Co řešit hned
Tři agendy řešíte každý měsíc, jednu z nich ukládá přímo zákon. Ty se vyplatí převést jako první.
| Agenda | Proč hned | Ve SkillSetup |
|---|---|---|
| Evidence zaměstnanců | Bez ní nefunguje nic dalšího: schvalování, zůstatky, dokumenty | Uživatelé a role: pozvánka e-mailem, hromadný import, pracovní poměry |
| Dovolená a absence | Žádosti, schválení a zůstatky jsou nejčastější dotaz na personální | Žádost, schválení jedním klikem i z e-mailu, nárok a převod do dalšího roku |
| Docházka | Evidenci pracovní doby vyžaduje § 96 zákoníku práce a je podkladem pro mzdy | Příchod, přestávka, odchod, výkazy se schválením, hlídání zákoníku práce |
| Dokumenty | Smlouvy a dodatky bez tisku a skenování | Šablony předvyplněné z údajů zaměstnance, elektronický podpis |
U dovolené zákoník práce říká, že dobu čerpání určuje zaměstnavatel a písemně ji zaměstnanci oznámí alespoň 14 dní předem, pokud se nedohodnou na kratší době (§ 217 odst. 1). I proto se vyplatí mít žádosti a schválení na jednom místě, s tím, kdo je schválil, a ne rozházené ve zprávách.
Podrobněji o jednotlivých agendách: docházkový systém, evidence dovolené a evidence zaměstnanců.
Co může počkat
Malá firma nemusí hned zavádět všechno, co HR systém umí. Na začátku platí, že méně je víc: lidé si snáz zvyknou na tři věci než na deset. Klidně odložte:
- Hodnocení a 360° zpětnou vazbu. Dokud má majitel s každým pravidelný rozhovor, stačí to. Formální hodnocení zaměstnanců se vyplatí, až mezi vás a lidi přibude vedoucí.
- Projekty a fakturaci hodin, pokud neprodáváte čas klientům.
- Reporty pro vedení, API a napojení na další systémy. Na začátku stačí měsíční export pro účetní.
- Kanceláře, zasedací pořádek a plán budovy, dokud všichni sedí v jedné místnosti.
V SkillSetup se za odložené nástroje neplatí nic navíc. Všech 19 je v ceně od prvního dne a nic není zamčené ve vyšším tarifu, takže je začnete používat, až dávají smysl.
Kolik to stojí času a peněz
Čas na zavedení. Nasazení SkillSetup trvá zpravidla 14 dní včetně nastavení struktury, rolí a schvalovacích workflow. Migraci dat děláme my: vy dodáte exporty v CSV nebo XLSX, převod, mapování a kontrolu zajistíme včetně zůstatků dovolené. Na vaší straně zbývá rozhodnout pravidla, třeba kdo schvaluje dovolenou a jaké pracovní režimy máte.
Čas za provozu. Většinu práce převezmou zaměstnanci sami: požádají o dovolenou, zapíšou docházku, podepíšou dokument. Manažer schvaluje jedním klikem, i přímo z e-mailu. Měsíční report absencí stáhnete do XLSX a účetní ho dostane bez přepisování.
Peníze. SkillSetup stojí 195 Kč za uživatele a měsíc bez DPH pro firmy, které začnou do 31. 12. 2026. Od 1. 1. 2027 je standardní cena 290 Kč. Platíte jen za aktivní uživatele, bez minimálního počtu, fakturuje se měsíčně a vypovědět jde na konec měsíce. Nad rámec licence se účtuje jen 8 Kč za podepsaný dokument a dokoupený AI kredit. Mzdy systém nepočítá, ty zůstávají u účetní nebo ve mzdovém programu. Kolik stojí samostatné nástroje proti jednomu systému, ukazuje modelový propočet.
Jak začít za 14 dní
- Sepište, co dnes vedete a kde. Tabulka dovolených, docházka, smlouvy, kdo má jaký notebook.
- Rozhodněte pravidla. Kdo schvaluje dovolenou, kdo ho zastoupí, jaké máte pracovní režimy a typy absencí.
- Dodejte exporty. CSV nebo XLSX ze současných tabulek; převod a kontrolu uděláme my.
- Pozvěte lidi. Každý dostane pozvánku e-mailem a přihlásí se sám, větší počet lidí jde naimportovat najednou.
- Chvíli jeďte souběžně. Starý a nový způsob běží vedle sebe, dokud si nejste jistí, že sedí zůstatky i docházka.
- Přepněte. V domluvený den, bez odstávky.
Postup migrace je popsaný i na úvodní stránce.
Na co si dát pozor při výběru
- Minimální počet uživatelů. Zeptejte se, jestli se neplatí nejmenší balík licencí, i když vás je osm.
- Tarify. Ověřte, že schvalování dovolené nebo docházka nejsou až ve vyšším tarifu.
- Česká legislativa. Svátky, pracovní režimy, přesčasy a hlídání zákoníku práce.
- Samoobsluha. Zaměstnanci musí systém zvládnout bez školení, jinak se agenda vrátí k vám.
- Závazek. Jak dlouhá je smlouva a jestli si data při odchodu odvezete.
- Podpora. Kdo odpovídá a za jak dlouho. U malé firmy nikdo nemá čas čekat týden na tiket.
SkillSetup pro malé firmy
SkillSetup je HR systém s 19 nástroji v jedné aplikaci. Malá firma v něm začne evidencí lidí, dovolenou a docházkou a další nástroje přidá, až je bude potřebovat, bez změny ceny. Na dotazy odpovídají lidé, kteří systém stavějí, do 24 hodin, a když vám něco chybí, upravíme ho na míru. První měsíc je zdarma, bez platební karty. Napište nám, ukážeme vám to na vašich procesech.