Kdy z Excelu přejít
Excel je dobrý začátek. Problémy přicházejí postupně: tabulku dovolených upravuje víc lidí najednou, zůstatky se přepočítávají ručně, docházka každého oddělení vypadá jinak a před uzávěrkou mezd se dohledává, kdo kdy chyběl. Tabulka neumí poslat žádost ke schválení ani si pamatovat, kdo údaj změnil a kdy. Co místo ní dělá HR systém, popisujeme zvlášť.
Přechod nejvíc bolí, když se dělá narychlo. Vyplatí se ho naplánovat ve čtyřech krocích: soupis dat, čištění, souběh a přepnutí. Pokud systém teprve vybíráte, začněte stránkou jak vybrat HR systém.
Co z Excelu vyexportovat
Začněte soupisem všech tabulek, ve kterých se o lidech něco vede, včetně těch, které si pro sebe vedou jednotliví manažeři. U každé agendy si ujasněte, co přenést:
| Data | Co má export obsahovat | Poznámka |
|---|---|---|
| Zaměstnanci | Jméno, e-mail, osobní číslo, pozice, tým, nadřízený | Na e-mail obvykle přijde pozvánka do systému |
| Pracovní poměry | Typ poměru, úvazek, datum nástupu, případně datum skončení | U dohod uveďte, o jakou dohodu jde |
| Dovolená | Nárok na letošní rok, převod z loňska, zůstatek k datu přepnutí | Zůstatek odsouhlaste se mzdovou účtárnou |
| Schválené absence | Dovolené a jiné absence naplánované po datu přepnutí | Jinak o ně lidé budou žádat znovu |
| Schvalování | Kdo komu schvaluje a kdo koho zastupuje | Často to nikde není napsané, jen se to ví |
| Majetek | Co to je, sériové nebo inventární číslo, komu je svěřené a od kdy | Patří sem i licence a klíče |
| Dokumenty | Smlouvy a dodatky a kde jsou uložené | Stačí soupis a soubory v PDF |
| Docházka | Pracovní režimy, případně historie záznamů | Historii často stačí archivovat |
Právo na dovolenou vzniká za kalendářní rok (§ 211 zákoníku práce) a dovolenou, kterou zaměstnanec v roce nevyčerpá, musí vyčerpat nejpozději do konce následujícího roku (§ 218 odst. 3). Proto u každého člověka přeneste zvlášť letošní nárok a zvlášť převod z loňska. Jedno číslo „zbývá“ nestačí.
Jak data vyčistit
Čištění zabere nejvíc času a vyplatí se ho udělat před převodem, ne po něm. Projděte tabulky podle tohoto seznamu:
- Jeden řádek, jeden člověk. Žádné sloučené buňky, mezisoučty ani poznámky pod tabulkou.
- Jednoznačný identifikátor. Osobní číslo nebo e-mail, podle kterého se spárují údaje z různých tabulek. Jména se v různých souborech píšou různě, s diakritikou i bez ní.
- Jeden formát data. Všechna data stejně, ne směs textu a skutečných dat. Zkontrolujte, že se nepřehodily sloupce, typicky datum nástupu a datum narození.
- Vzorce převést na hodnoty. Zůstatek dovolené počítaný vzorcem se při exportu může změnit nebo ztratit.
- Lidé, kteří odešli. Mají mít vyplněné datum skončení, ne smazaný řádek. Zkontrolujte i duplicity.
- Zůstatky odsouhlasit. Zůstatek dovolené k datu přepnutí porovnejte se mzdovým programem a rozdíly vyřešte teď.
- Jen to, co potřebujete. Do osobního spisu smí patřit jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312 odst. 1 zákoníku práce). Stejně přísně se dívejte i na sloupce v tabulkách a nepřenášejte údaje, které nikdo nepotřebuje.
Souběh: starý a nový způsob vedle sebe
Souběh znamená, že po krátkou dobu vedete údaje v tabulce i v novém systému a porovnáváte je. Neměl by trvat dlouho, protože dvojí evidence lidi unavuje, ale měl by pokrýt aspoň jednu uzávěrku mezd.
Během souběhu sledujte:
- Sedí zůstatky dovolené v systému s tabulkou a se mzdovým programem?
- Dojdou žádosti o dovolenou ke správnému schvalovateli, včetně zástupu?
- Dávají podklady pro mzdy z nového systému stejná čísla jako ruční výpočet?
- Vědí manažeři, kde žádosti schvalují, a zaměstnanci, kde o ně žádají?
Předem si stanovte, kdy souběh skončí, například když se dvě kontroly po sobě shodují. Bez jasného konce se souběh táhne a nikdo neví, který údaj platí.
Den přepnutí
Vyberte den, kdy je nejméně práce, typicky začátek měsíce po uzávěrce mezd. Na samotný den si připravte krátký seznam:
- Konečné zůstatky dovolené k datu přepnutí jsou v systému a odsouhlasené.
- Tabulky uložte jako archiv a nastavte jen pro čtení, aby do nich nikdo dál nepsal.
- Všichni zaměstnanci mají pozvánku do systému a umí se přihlásit.
- Zaměstnanci dostanou jednoduchou zprávu: od tohoto dne se o dovolenou žádá v systému, ne e-mailem.
- Manažeři vědí, kde schvalují a co se stane, když jsou sami pryč.
- Mzdová účtárna ví, odkud si od příštího měsíce bere podklady.
Po prvním měsíci projděte, co nefunguje, a upravte nastavení. Úplně hladký přechod se povede málokomu. Důležité je chyby najít brzy.
Časté chyby při přechodu
- Převést všechno, i historii, kterou nikdo nečte. Čištění se tím zbytečně prodlouží.
- Nechat čištění na dodavateli bez kontroly. Dodavatel nepozná, který ze dvou rozdílných zůstatků platí.
- Přepnout uprostřed měsíce nebo těsně před uzávěrkou mezd.
- Zapomenout na zástupy. Žádosti pak čekají u manažera, který je sám na dovolené.
- Nechat starou tabulku otevřenou pro zápis. Část lidí do ní bude psát dál.
Jak přechod probíhá v SkillSetup
Migraci do SkillSetup děláme my, zdarma, v rámci nasazení, které trvá zpravidla 14 dní. Probíhá ve čtyřech předem domluvených krocích: projdeme, jaká data máte a co je potřeba dočistit, z vašich exportů v CSV nebo XLSX převedeme a zkontrolujeme lidi, zůstatky dovolené, majetek a dokumenty, oba systémy pak chvíli běží souběžně a přepnutí proběhne v domluvený den, bez odstávky. Starý systém vypnete, až když ho nikdo nepotřebuje.
Po převodu pomáhá Data Health: systém sám najde chybějící nebo nesedící údaje a nabídne opravu. Hlídá například záznamy, které končí dřív, než začaly, nebo datum nástupu shodné s datem narození. Docházku jde importovat z CSV a zůstatky dovolené ručně upravit. Zaměstnanci dostanou pozvánku a od prvního dne vidí, kolik dovolené jim zbývá.
SkillSetup je HR systém s 19 nástroji v jedné aplikaci. Napište nám, co dnes vedete v tabulkách, a řekneme vám, co se přenese jedna k jedné a co je potřeba dočistit.