Jak se HR systémy platí
Ceny HR systémů vypadají na první pohled podobně. Rozdíl je v tom, za co přesně platíte. Nejčastěji se setkáte s těmito modely, často i v kombinaci:
| Model | Jak funguje | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Za uživatele a měsíc | Měsíční poplatek násobený počtem lidí v systému | Kdo se počítá: všichni zaměstnanci v evidenci, nebo jen aktivní uživatelé? |
| Za modul | Základ a k němu placené moduly, třeba docházka nebo hodnocení | Cena za uživatele se sčítá za každý modul, který přidáte |
| Podle pásma | Pevná cena pro pásmo počtu zaměstnanců | Jeden nový člověk navíc vás posune do dražšího pásma |
| Tarify | Základní, střední a nejvyšší balíček s různými funkcemi | Funkce, kterou jste viděli na ukázce, může být až v dražším tarifu |
| Minimální odběr | Platíte nejméně za určitý počet uživatelů | Malá firma zaplatí i za lidi, které nemá |
| Roční platba předem | Nižší měsíční cena za závazek na rok | Když se firma zmenší nebo odejdete, peníze se nevracejí |
Měsíční cenu za uživatele porovnáte nejsnáz, ale jen tehdy, když víte, co v ní je a co ne.
Co zaplatíte nad rámec měsíční ceny
Měsíční licence bývá jen část účtu. Ptejte se na tyto položky, ideálně písemně:
- Zavedení a nastavení. Jednorázový poplatek, nebo konzultační dny účtované po hodinách.
- Migrace dat. Převod z Excelu nebo z dosavadního systému, někdy jako samostatný projekt.
- Školení. Pro administrátory, pro manažery a někdy i pro zaměstnance.
- Doplňky. Napojení na jiné systémy, přístup přes API, další úložiště nebo jazyky.
- Elektronické podpisy. Obvykle se platí za podepsaný dokument nebo v balíčku podpisů.
- Vyšší úroveň podpory. Rychlejší odpověď nebo vlastní kontaktní osoba za příplatek.
- Úpravy na míru. Report nebo krok ve schvalování, který systém neumí, bývá samostatná zakázka.
- Zdražení během smlouvy. Jestli a o kolik může dodavatel cenu zvednout.
- Odchod. Poplatek za export dat, nebo výpovědní lhůta, po kterou platíte za systém, který už nepoužíváte.
Celkové náklady: co do výpočtu patří
Pro rozhodnutí je užitečnější celková cena za tři roky než měsíční cena za uživatele. Spočítáte ji takto:
| Položka | Jak ji spočítat |
|---|---|
| Licence | Cena za uživatele × počet lidí × 36 měsíců, s výhledem, kolik lidí budete mít za rok a za dva |
| Jednorázové poplatky | Zavedení, migrace dat, školení |
| Doplňky a podpisy | Měsíční doplňky × 36 a odhad počtu podepsaných dokumentů |
| Nástroje, které zůstanou | Aplikace, které nový systém nenahradí, a jejich poplatky |
| Čas lidí | Hodiny měsíčně na přepisování, dohledávání a skládání reportů × hodinová cena práce |
| Změny za tři roky | Zdražení, přechod do vyššího pásma nebo tarifu |
Poslední dvě položky se přehlížejí nejčastěji. Čas personalistky, která každý měsíc skládá docházku z několika tabulek, se v žádné faktuře neobjeví, a přesto ho firma platí.
Jak se cena mění, když firma roste
Nabídku nepočítejte jen pro dnešní stav. Za dva roky můžete mít o třetinu lidí víc, novou pobočku nebo druhou firmu ve skupině, a každý cenový model na to reaguje jinak:
- Cena za uživatele roste rovnoměrně s počtem lidí. Je předvídatelná, pokud se počítají jen ti, kdo systém opravdu používají.
- Pásma rostou skokem. Firma těsně pod hranicí pásma zaplatí při dalším náboru najednou víc.
- Tarify se mění s potřebami. Rostoucí firma často potřebuje víc úrovní schvalování nebo reporty pro vedení, a ty bývají v dražším balíčku.
- Skupina firem může znamenat samostatnou licenci, přihlášení a fakturu pro každou firmu. Zeptejte se, jak dodavatel účtuje víc firem pod jedním vlastníkem.
Jeden systém, nebo několik nástrojů
Mnoho firem neplatí za jeden HR systém, ale za několik aplikací: zvlášť za docházku, za elektronické podpisy, za evidenci majetku a za wiki. Každá má vlastní ceník, vlastní přihlášení a vlastní fakturu. K tomu se přičítá čas na ruční přenášení dat mezi nimi.
Při srovnání proto sečtěte všechno, co jeden systém nahradí, ne jen dosavadní HR aplikaci. Jak takový součet vychází pro modelovou firmu s padesáti lidmi, včetně hodin ruční konsolidace dat, ukazuje srovnání nákladů na úvodní stránce. Které agendy patří do HR systému, shrnuje stránka HR systém.
Jak porovnat nabídky férově
- Pošlete všem dodavatelům stejné zadání: kolik vás je dnes a kolik budete za dva roky, které agendy potřebujete a kolik dokumentů měsíčně podepisujete.
- Chtějte písemnou nabídku na tři roky se všemi poplatky, ne odkaz na ceník.
- Zeptejte se, co z toho, co jste viděli na ukázce, je v ceně a co je doplněk.
- Ověřte, jak se cena mění, když lidé přicházejí a odcházejí.
- Přečtěte si podmínky zdražení, výpovědi a exportu dat.
Cena je jen jedno kritérium z několika. Na co dalšího se při výběru dívat, shrnuje stránka jak vybrat HR systém.
Kolik stojí SkillSetup
SkillSetup má jeden plán a jeden ceník, bez tarifů:
- 195 Kč za uživatele a měsíc bez DPH pro firmy, které začnou do 31. 12. 2026. Od 1. 1. 2027 je standardní cena 290 Kč. Kdo začne do 31. 12. 2026, drží 195 Kč dál.
- Všech 19 nástrojů v ceně, nic není zamčené ve vyšším tarifu. Každý nový nástroj je ihned k dispozici všem předplatitelům, bez navýšení předplatného.
- Platíte za aktivní uživatele. Když někdo přijde nebo odejde, cena se přizpůsobí sama. Minimální počet uživatelů není.
- V ceně jsou migrace dat a nasazení do 14 dní, rozšíření na míru v garantovaném termínu, podpora s odpovědí do 24 hodin, šest jazyků a správa více firem v jednom systému.
- Navíc se platí jen dvě věci: 8 Kč za každý podepsaný dokument a dokoupený AI kredit. Každá firma má v ceně AI kredit 15 USD měsíčně. Když nestačí, dokoupí si další v libovolné výši a aplikace z něj odečítá skutečné využití.
- Cenu garantujeme písemně. Zpětně nikomu nezdražujeme, standardní cenu 290 Kč nezvýšíme do konce roku 2028 a při závazku na tři nebo pět let garantujeme vaši cenu po celou dobu.
- Bez závazku to jde taky: měsíční fakturace, výpověď na konec měsíce a data si odvezete v CSV, XLSX nebo přes API.
První měsíc je zdarma, bez platební karty. Kolik by to dělalo u vás, spočítáte v ceníku na úvodní stránce. SkillSetup vám rádi ukážeme na vašich procesech, stačí nám napsat.